Ochrana osobních údajů (GDPR)
Informace o zpracování a ochraně osobních údajů na UK
1. Preambule
V souladu s Nařízením Evropského parlamentu a Rady (EU) 2016/679 ze dne 27. dubna 2016 o ochraně fyzických osob v souvislosti se zpracováním osobních údajů a o volném pohybu těchto údajů a o zrušení směrnice 95/46/ES (obecné nařízení o ochraně osobních údajů) – dále jen GDPR – informuje Univerzita Karlova subjekty údajů o podmínkách, za jakých jsou zpracovávány osobní údaje.
2. Správce osobních údajů
Správcem osobních údajů je Univerzita Karlova, Ovocný trh 560/5, 116 36 Praha 1, IČO: 00216208, DIČ: CZ00216208, ID schránky: piyj9b4 (dále jen "Univerzita Karlova" nebo "UK").
Univerzita Karlova je veřejná vysoká škola podle zákona č. 111/1998 Sb., o vysokých školách, v platném znění. V rámci svého poslání UK svobodně a samostatně uskutečňuje vzdělávací a v souvislosti s ní vědeckou, výzkumnou, vývojovou, inovační, uměleckou nebo další tvůrčí činnost a s nimi související činnosti.
3. Pověřenec pro ochranu osobních údajů
Pověřencem pro ochranu osobních údajů Univerzity Karlovy je Mgr. Jan Jindra, gdpr@cuni.cz, telefon: +420 224 491 740.
Na pověřence se můžete obrátit v případě, že budete mít jakékoliv dotazy či požadavky ke zpracování a ochraně Vašich osobních údajů.
4. Zásady pro zpracování osobních údajů na UK
Univerzita Karlova považuje ochranu osobních údajů za důležitou a věnuje jí velkou pozornost. Vaše osobní údaje zpracováváme pouze v rozsahu, který je nezbytný pro činnost univerzity, případně souvisí se službou, kterou na UK využíváte. Osobní údaje chráníme v maximální možné míře a v souladu s platnými právními předpisy. Zásady a pravidla při zpracování osobních údajů na Univerzitě Karlově upravuje Opatření rektora č. 16/2018 – Zásady a pravidla ochrany osobních údajů.
Směrnice aplikuje principy a zásady vyplývající z nařízení GDPR:
a. Zásadu zákonnosti, která nám ukládá zpracovávat Vaše osobní údaje vždy v souladu s právními předpisy a na základě alespoň jednoho právního titulu.
b. Zásadu korektnosti a transparentnosti, která nám ukládá povinnost zpracovávat Vaše osobní údaje otevřeně a transparentně a poskytnout Vám informace o způsobu jejich zpracování spolu s informací o tom, komu budou Vaše osobní údaje předány. Patří sem také naše povinnost Vás v případech závažného porušení bezpečnosti či úniku osobních údajů o takové skutečnosti informovat.
c. Zásadu účelového omezení, která nám umožňuje shromažďovat Vaše osobní údaje pouze za jasně vymezeným účelem.
d. Zásadu minimalizace údajů, která nám ukládá zpracovávat pouze osobní údaje nezbytné, relevantní a přiměřené ve vztahu k účelu jejich zpracování.
e. Zásadu přesnosti, která nám ukládá přijmout veškerá rozumná opatření umožňující nám zajistit pravidelnou aktualizaci či opravu Vašich osobních údajů.
f. Zásadu omezení uložení, která nám ukládá uchovávat Vaše osobní údaje pouze po dobu, která je nezbytná pro konkrétní účel, pro který jsou zpracovávány. Jakmile tedy pomine doba pro zpracování nebo účel zpracování, Vaše osobní údaje vymažeme nebo je anonymizujeme, tedy upravíme tak, aby nebyly propojitelné s Vaší osobou.
g. Zásadu integrity a důvěrnosti, nepopiratelnosti a dostupnosti, která nám ukládá Vaše osobní údaje zabezpečit a chránit před neoprávněným či protiprávním zpracováním, ztrátou či zničením. Z těchto důvodů přijímáme četná technická i organizační opatření pro ochranu Vašich osobních údajů. Současně dbáme na to, aby k Vašim osobním údajům měli přístup pouze pověření zaměstnanci.
h. Zásadu odpovědnosti, která nám ukládá povinnost umět doložit soulad všech shora vyjmenovaných podmínek.
5. Pro které účely osobní údaje zpracováváme
Při naplňování svého poslání zpracovává Univerzita Karlova osobní údaje pro následující účely:
a. Vzdělávací činnost
- Studium
- Výuka
- Přijímací řízení
- Výměnné pobyty
- Celoživotní vzdělávání
- Knihovní služby
b. Vědecko-výzkumná, vývojová a tvůrčí činnost
- Řešení projektů
- Pořádání odborných konferencí
- Publikační a vydavatelská činnost
- Habilitační a profesorská řízení
c. Administrativa a provoz organizace
- Personalistika a mzdy
- Ekonomika a účetnictví
- Správa majetku
- Provozní agendy
- E-infrastruktura (výpočetní a úložné systémy, počítačová síť, elektronická pošta, hlasová síť)
- Poskytování informací dle zákona č. 106/1999 Sb., o svobodném přístupu k informacím
- Bezpečnost a ochrana zdraví při práci, požární ochrana, krizové řízení a ochrana obyvatel
- Veřejné zakázky
d. Ochrana majetku a bezpečnost
- Kamerové systémy
- Přístupy do zabezpečených prostor
- Bezpečnostní monitoring provozu počítačové sítě
- Zpracování bezpečnostních incidentů
- Objektová bezpečnost
e. Komerční činnost
- Knihkupectví Karolinum a UK Point
- E-shop UK
- Stravovací a ubytovací služby
- Smluvní komerční činnost
f. Informační a propagační činnost
- Weby
- Marketing a propagace
- Absolventi
- Juniorská univerzita
g. Zdravotnická činnost
- Provoz zdravotnických zařízení
- Provoz společných pracovišť s fakultními nemocnicemi
6. Kategorie osob, jejichž osobní údaje zpracováváme
Univerzita Karlova zpracovává osobní údaje těchto kategorií osob (subjektů údajů):
a. zaměstnanec univerzity (resp. osoba v pracovněprávním vztahu s univerzitou),
b. uchazeč o zaměstnání,
c. uchazeč o studium,
d. student univerzity,
e. bývalý student univerzity (včetně absolventů),
f. účastník programu CŽV,
g. student jiné vysoké školy nebo student na krátkodobém studijním pobytu na univerzitě,
h. obchodní partner (dodavatel, odběratel, zákazník),
i. účastník výzkumu,
j. externí spolupracovník (např. školitel, spoluřešitel, spoluautor publikace),
k. návštěvník nebo účastník akce pořádané univerzitou,
l. účastník správního nebo soudního řízení s univerzitou,
m. žadatel o informace dle zákona č. 106/1999 Sb., o svobodném přístupu k informacím,
n. jiná osoba.
7. Kategorie zpracovávaných osobních údajů
Univerzita Karlova zpracovává jednak osobní údaje poskytnuté přímo jednotlivými fyzickými osobami (ať již na základě souhlasu nebo jiných právních důvodů), jednak další osobní údaje vytvořené v rámci činností zpracování a nezbytných pro jejich zajištění. To může zahrnovat následující kategorie osobních údajů:
a. Adresní a identifikační údaje (jméno, příjmení, datum a místo narození, rodinný stav, rodné číslo, titul, státní příslušnost, adresa (včetně elektronické), telefonní číslo, číslo osobního dokladu, digitální identifikátor, podpis apod.)
b. Popisné údaje (vzdělání, znalost cizích jazyků, odborná kvalifikace, znalosti a dovednosti, počet dětí, portrétní fotografie, video/audio záznam o osobě, vojenská služba, předchozí zaměstnání, zdravotní pojišťovna, členství v zájmových organizacích, trestní bezúhonnost, apod.)
c. Studijní údaje (záznamy o studiu a studijních aktivitách, studijní výsledky, studijní ocenění)
d. Ekonomické údaje (bankovní spojení, mzda, odměny, poplatky, závazky a pohledávky, objednávky, nákupy, daně apod.)
e. Pracovní údaje (záznamy o práci a pracovních aktivitách, zaměstnavatel, pracoviště, pracovní zařazení a pozice, pracovní hodnocení, pracovní ocenění apod.)
f. Provozní a lokační údaje (typicky údaje z elektronických systémů vztahujících se ke konkrétnímu subjektu údajů – např. údaje o využití informačních systémů, o datovém provozu a elektronické komunikaci, o využívání telefonu, o přístupu do různých prostor, záznamy z kamerových systémů apod.)
g. Údaje o aktivitách subjektu (publikační činnost, údaje o odborných aktivitách, účasti na konferencích, zapojení do projektů, údaje o pracovních či studijních cestách apod.)
h. Údaje o jiné osobě (adresní a identifikační údaje člena rodiny, manžel/manželka, dítě, partner apod.)
i. Zvláštní kategorie osobních údajů (citlivé osobní údaje zachycující informaci o zdravotním stavu, členství v odborech apod.)
8. Právní důvody pro zpracování osobních údajů
Zpracování osobních údajů v rámci výše uvedených činností probíhá na základě odpovídajících právních důvodů, kterými jsou:
a. Plnění právní povinnosti vztahující se na správce:
Vaše osobní údaje zde potřebujeme za účelem jejich zpracování pro splnění naší legislativní povinnosti jako správce. Jedná se zejména o zákon č. 111/1998 Sb., o vysokých školách; zákon č. 130/2002 Sb., o podpoře výzkumu a vývoje z veřejných prostředků; zákon č. 262/2006 Sb., zákoník práce; zákon č. 563/1991 Sb., o účetnictví; zákon č. 127/2005 Sb., o elektronických komunikacích; zákon č. 480/2004 Sb. o některých službách informační společnosti; zákon 181/2014, o kybernetické bezpečnosti; a další.
b. Plnění smlouvy:
Vaše osobní údaje zde potřebujeme pro účely uzavření smluvního vztahu a následného plnění z něj, případně také před uzavřením smlouvy.
c. Souhlas subjektu údajů:
souhlas, který jste nám udělil/a ke zpracování Vašich osobních údajů pro jeden či více konkrétních účelů.
d. Oprávněný zájem správce, který spočívá zejména v:
- ochraně majetku a zamezení podvodům,
- předávání osobních údajů v rámci součásti univerzity pro vnitřní administrativní a provozní účely,
- zajištění bezpečnosti počítačové sítě a informací.
9. Předávání osobních údajů
Za účelem naplnění zákonných povinností může UK předat vybraná data určeným subjektům (například orgánům veřejné moci). Toto obdobně platí i pro případy, kdy zmocnění pro předání osobních dat vně UK je dáno individuálními souhlasy subjektů údajů.
10. Doba uchování osobních údajů
Údaje se uchovávají pouze po dobu nezbytně nutnou ve vztahu k dané činnosti zpracování osobních údajů a v souladu s platným Spisovým řádem jsou pak zlikvidovány nebo archivovány. Osobní údaje, které zpracováváme s Vaším souhlasem, uchováváme pouze po dobu trvání účelu, k němuž byl souhlas udělen.
11. Práva subjektů údajů
Právo subjektu údajů na informace o zpracování
Subjekt údajů má právo na informace, zda správce jeho osobní údaje zpracovává a jakým způsobem toto zpracování provádí.
Právo na přístup k osobním údajům
Jestliže správce zpracovává osobní údaje subjektu údajů, má subjekt údajů právo získat jejich kopii v případě, že dostatečným způsobem prokáže svou totožnost.
Právo na opravu a doplnění
V případě, že správce zpracovává chybné nebo neaktuální osobní údaje, je povinen je na žádost subjektu údajů opravit.
Právo na výmaz (právo „být zapomenut“)
Pokud byl udělen souhlas se zpracováním a neexistuje jiný právní důvod, nebo pokud se subjekt údajů domnívá, že správce již jeho osobní údaje nepotřebuje (protože pominul účel pro jejich zpracování), má subjekt právo požádat o ukončení zpracování a vymazání svých osobních údajů.
Právo na omezení zpracování
Jedná se o omezení zpracování na pouhé uložení údajů, pokud subjekt údajů popírá přesnost osobních údajů a správce potřebuje delší dobu na jejich ověření nebo subjekt vznesl námitku proti zpracování založenému na základě oprávněného zájmu správce.
Právo na přenositelnost údajů
Správce poskytne osobní údaje ve strukturovaném, běžně používaném elektronickém formátu přímo subjektu údajů. Jinému správci může správce poskytnout osobní údaje subjektu údajů pouze v případě, že jde o automatizované zpracování, které je založeno na souhlasu či smlouvě, a je-li to technicky proveditelné.
Právo vznést námitku
Subjekt údajů může vznést námitku proti zpracování osobních údajů, které se ho týkají , a to pouze v případě zpracování, které je prováděno ve veřejném zájmu či na základě oprávněného zájmu správce.
Právo na přezkum automatizovaného rozhodnutí
Pokud subjekt údajů podléhá rozhodnutí založenému výhradně na automatizovaném zpracování, má právo na přezkum tohoto rozhodnutí a případný lidský zásah ze strany správce.
Právo na stížnost či ochranu
Subjekt údajů má právo podat stížnost na zpracování osobních údajů u dozorového orgánu (v České republice se jedná o Úřad pro ochranu osobních údajů) nebo žádat o soudní ochranu vůči dozorovému orgánu, správci či zpracovateli.
12. Uplatnění práv subjektu údajů
Subjekt údajů je oprávněn uplatnit svá práva vyplývající z GDPR, počínaje dnem 25. 5. 2018. Práva musí subjekt údajů uplatňovat vůči správci osobních údajů, a to zasláním žádosti na datovou schránku UK piyj9b4, e-mailem na pověřence gdpr@cuni.cz nebo osobním či elektronickým podáním pověřenci prostřednictvím podatelny UK. Více informací ke způsobu podání je uvedeno na webové stránce https://www.cuni.cz/UK-655.html.
Před zpracováním žádosti má UK právo a povinnost ověřit identitu žadatele.
13. Právo podat stížnost u dozorového úřadu
Subjekt údajů má právo podat stížnost na zpracování osobních údajů dozorovému úřadu, kterým je Úřad na ochranu osobních údajů.
Kontakt:
Úřad pro ochranu osobních údajů
adresa: Pplk. Sochora 27, 170 00 Praha 7
tel.: 234 665 111
web: www.uoou.cz